Das Virus Covid-19 zwingt derzeit mehr Unternehmen, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Wie klappt die Umstellung – und was wird benötigt?
Da viele unserer Geschäftspartner vermehrt nachfragen, möchten wir Sie heute über die Möglichkeiten zur Einrichtung von Arbeitsplätzen im Homeoffice informieren.
Auf Grund der aktuellen Pandemie-Situation müssen Unternehmen möglich machen, was sonst monate-, wenn nicht jahrelanger Vorbereitung bedarf: Homeoffice – auch Remote Work, Heimarbeit oder mobiles Arbeiten genannt.
Doch mit Laptop unterm Arm und der Anweisung, von nun an die Arbeit anderswo zu erledigen, ist es nicht getan: Für die funktionierende virtuelle Zusammenarbeit braucht es mehr.
Die Voraussetzungen
Zunächst müssen für Mitarbeiter im Homeoffice überhaupt erst mobile Geräte, wie Notebooks oder Tablets bereitgestellt werden. Sind diese korrekt eingerichtet und entsprechend abgesichert, können Peripherie wie Dockingstations und Monitore die Arbeit erheblich erleichtern.
Um aus dem Homeoffice auf lokale Unternehmensdaten zugreifen zu können, muss eine gesicherte Verbindung zum Unternehmensnetzwerk hergestellt werden. Ist beispielsweise ein aktueller Windows Server vorhanden, kann dieser verwendet werden, um eine Remoteverbindung aufzubauen. Dazu müssen einige Konfigurationen auf Server und Client vorgenommen werden.
Alternativ kann eine professionelle Firewall den Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk für Clients von extern kontrollieren. Dabei können viele individuelle Einstellungen, wie Zugriffsberechtigungen, virtuelle LANs und aktive Sicherheitsfunktionen genau definiert werden.
Mitarbeiter im Homeoffice verbinden sich bei Bedarf bequem mit der Firewall und arbeiten, als wären Sie im Büro am Arbeitsplatz.
E-Mails und Kommunikation
Für lokale Mailserver in Unternehmen gelten die gleichen oben bereits genannten Voraussetzungen über eine VPN-Verbindung. Eine Ausnahme bilden Mailserver in Rechenzentren, wie beispielsweise der Microsoft-Dienst Office365. Dabei sind alle Postfächer weltweit mit einer einfachen Internetverbindung erreichbar und können per Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden.
Mitarbeiter, die Office365 in Outlook integriert haben, müssen nichts weiter konfigurieren und arbeiten nahtlos im Homeoffice weiter.
Je nach Telefonanlage können beliebige Nebenstellen auf Mobiltelefone umgeleitet werden. Damit sind auch Kollegen im Homeoffice über die bekannte Durchwahl wie gewohnt erreichbar. Voraussetzung dafür ist eine TK-Anlage, bei der sich Call Flows und Nebenstellen individuell und einfach konfigurieren lassen, wie beispielsweise 3CX.
Von Vorteil kann außerdem eine Verwaltung der mobilen Geräte sein, wie sie etwa von MobileIron bereitgestellt wird.
